行业资讯

ERP系统中有关化工行业样品管理的常规流程

发布时间:2023-03-30 14:05:18

 

1.化工企业的样品管理

 

    化工行业的样品通常是为了展示产品的性能、质量和外观,吸引潜在客户的兴趣和信任。根据样品的价值、数量和客户关系,化工企业可能会采取不同的策略来决定是否收取样品费用。化工行业样品有免费和收费之分,一般来说,如果样品价值较低,数量较少,或者客户是长期合作伙伴或有较大潜力的新客户,化工企业可能会选择免费提供样品。反之,如果样品价值较高,数量较多,或者客户是短期合作伙伴或没有明确意向的新客户,化工企业可能会选择收取一定比例或全额的样品费用。

 

2.化工企业的样品管理流程

 

    无论是免费还是收费的样品,对于化工企业来说都是一种成本投入。因此,在ERP系统中需要对不同类型的样品进行区分处理,并进行正确的成本核算。ERP系统中通常有专门的财务模块来管理这些业务。以下是一个可能的操作流程:

 

1. 样品申请:销售人员根据客户需求,通过ERP系统申请样品。申请时需要填写客户信息、样品名称、数量、规格、是否收费等信息。如果是收费样品,还需要填写价格、付款方式、发票类型等信息。

 

2. 样品审批:财务人员通过ERP系统审核样品申请。审核时需要根据公司政策和客户信用等因素,判断是否同意提供样品,以及是否收费。如果是收费样品,还需要确认价格是否合理,付款方式是否符合规定,发票类型是否正确等。审核通过后,财务人员在ERP系统中生成样品单,并通知生产部门和仓库部门。

 

3. 创建物料主数据:在ERP系统中建立一个专门的物料类型(Material Type)或者物料组(Material Group),用来标识化工样品。在Sage X3 ERP系统中,可以建立一个名为SAMPLES的物料组。在ERP系统中为每种化工样品创建一个对应的物料编码(Material Number)或者物料代码(Item Code),并在物料主数据(Material Master Data)或者物料信息(Item Information)中填写相关属性,如规格、单位、价格等。

 

4. 维护价格:ERP系统中为每种化工样品维护一个价格条件记录(Condition Record)或者价格列表记录(Price List Record),并根据实际情况选择相应的价格条件类型或者价格代码。比如,在Sage  X3 ERP系统中,如果某种化工样品是免费提供给客户,则在价格条件记录中选择FREE SAMPLES作为价格条件类型,并将金额设为0;如果某种化工样品需要向客户收取一定金额,则在价格条件记录中选择其他适合的价格条件类型,并将金额设为相应数值。

 

5. 创建订单:在ERP系统中建立一个单独的销售订单类型(例如ZS)来表示寄送样品给客户。在销售订单中输入客户编号、物料编号、数量、价格等信息,并根据是否收取样品费用选择相应的价格条件(例如ZP01表示免费,ZP02表示部分收费,ZP03表示全额收费)。在销售订单中选择交货方式(例如快递)并输入运输信息。

 

6.  样品生产:生产部门根据ERP系统中的样品单,安排生产计划,并将所需的原材料和辅料从仓库领取。生产过程中需要记录各种成本数据,并在ERP系统中录入。生产完成后,将成品送回仓库,并在ERP系统中更新库存信息

 

7. 生成发货单:保存销售订单后系统会自动生成一个货单并将其与销售订单关联。

 

8. 销售出库:在交货单中确认物料出库,并打印出库单和发票(如果需要)。将物料和相关单据寄送给客户,并在ERP系统中更新物流状态。

 

9. 发票记账:根据价格条件和发票金额,在ERP系统中生成相应的财务凭证,并记入总账。

 

10. 样品结算如果是免费样品,则无需结算;如果是收费样品,则需要进行结算。结算方式有两种:一种是先付款后发货,另一种是先发货后付款。对于先付款后发货的情况,在财务人员审核通过样品申请后,就会向客户开具发票,并在收到客户付款后,在ERP系统中确认收款信息,并通知生产部门和仓库部门;对于先发货后付款的情况,在仓库部门出库完成后,在ERP系统中生成应收账款单,并定期向客户催款,在收到客户付款后,在ERP系统中确认收款信息,并开具发票。

 

3.样品管理不同的成本核算方式

 

在这个过程中,ERP系统会根据不同类型的价格条件进行不同方式的成本核算:

通过这种方式,ERP系统可以实现对不同类型样品的区分处理和成本核算,从而提高了化工企业对于样品投入产出效果的管理和控制能力。

备注:先开发票后付款的流程在实际业务中存在虚开发票的风险,最好的方法就是供货或提供服务在前,后开发票,如果还是需要先开发票,就需要注意有意识做到以下几点:一是及时供货或提货(服务),不要拖延时间太长;二是实际交易金额与发票金额一致;三收集并保管好导致不能及时交易或交易不一致的原因的证据。

复制下面链接打开下载
链接:https://pan.baidu.com/s/1teenKuG7PlvXw3dHu3U0ng?pwd=hofi 提取码:hofi
扫码下载
推荐文章